חשיבות הגדרת תהליכי קבלת החלטות ברורים בהסכם מייסדים

הסיפור על המפעל שהתעורר באיחור

רון ובוריס פתחו מפעל מנעולים.

בוריס היה המומחה הטכני. מנעולים, מנגנוני אבטחה, מערכות בקרת כניסה. כל מה שקשור למתכת, מנגנונים וטכנולוגיה. רון היה איש השיווק והמכירות. יודע לדבר עם לקוחות, לבנות קשרים, להביא פרויקטים. כל עוד העסק היה קטן, זה עבד מצוין. בוריס דאג שהמוצרים יהיו מעולים. רון דאג שיהיו לקוחות. פשוט.

ואז הם גדלו.

לקוחות גדולים. פרויקטים מורכבים. עובדים חדשים. ופתאום, דברים התחילו ליפול בין הכיסאות. מי מזמין חומרי גלם? מי מחליט איזה עובד לשכור? מי מנהל את הכספים? מי אחראי על תזרים המזומנים? "זה לא באחריות שלי", אמר בוריס. "חשבתי שאתה מטפל בזה", אמר רון.

לקוח גדול הזמין מערכת אבטחה לבניין משרדים חדש. 400 דלתות. 800 מנעולים. פרויקט של מיליון שקל. הם סיפקו את המנעולים. התקינו. הכל היה מושלם. שלושה חודשים אחר כך, הלקוח התקשר זועם.

20 מנעולים התקלקלו. דלתות נתקעו. עובדים לא יכלו להיכנס לחדרים. התסכול עלה על גדותיו. מסתבר שהמשלוח האחרון של המנעולים היה פגום. בוריס לא בדק. הוא חשב שרון אחראי מול הספקים. רון לא ידע שצריך לבדוק. הוא חשב שזה תפקיד טכני של בוריס.

התוצאה?

תביעה משפטית. נזק למוניטין. אובדן לקוחות. ומה שהכי כאב להם הוא ההבנה שהם לא מוכנים. לא לגודל הזה. לא לאתגרים האלה.

"איך זה קרה?" שאל רון.

"כי לא הגדרנו מי עושה מה", אמר בוריס. "אנחנו פשוט… זורמים. וכשזורמים דברים נופלים."

הם הבינו משהו פשוט אבל קריטי:

אתה יכול להיות הכי טוב במה שאתה עושה. אבל אם אף אחד לא עושה את השאר – העסק קורס.

אז הם התחילו לבנות מחדש.

לא את המפעל. אלא את המבנה שמריץ אותו.

• שלב 1: הגדירו בדיוק מי אחראי על מה

• שלב 2: יצרו תהליכי קבלת החלטות ברורים

• שלב 3: בנו מערכת פיננסית שקופה

• שלב 4: קבעו פגישה עבודה ועדכון שבועית

מה השתנה?

לפני: כאוס. כל אחד עושה מה שהוא חושב שצריך. דברים נופלים בין הכסאות. אף אחד לא יודע מי אחראי.

אחרי: בהירות. כל אחד יודע בדיוק מה התפקיד שלו. אם משהו צריך להיעשות, ברור מי עושה. אם יש החלטה, ברור איך מחליטים.

שנתיים אחר כך, המפעל גדל פי 3.

הם הוסיפו מוצרים חדשים. פתחו סניפים בערים נוספות.

ורון ובוריס אמרו משהו מפתיע:

"זה לא בגלל שאנחנו עובדים יותר. זה בגלל שאנחנו עובדים נכון".

מה זה אומר "נכון"?

"לפני, היינו עובדים 12 שעות ביום. רצים לכל הכיוונים. מכבים שריפות. לא יודעים מי אחראי על מה".

"עכשיו, יש לנו מבנה. כל אחד עושה את מה שהוא הכי טוב בו. אנחנו לא מבזבזים זמן על ויכוחים כי יש תהליכים. אנחנו לא מפספסים דברים כי יש אחריות ברורה".

"העסק רץ. בלי שאנחנו צריכים לדחוף אותו כל שנייה".

המסקנה שלהם?

"אנשים חושבים שחיבור עסקי בין השותפים זה משהו טכני. שלא צריך להתעמק בו כשמקימים את העסק. נזרום תוך כדי תנועה".

"אבל זה לא".

זה ההבדל בין לרוץ במעגלים לבין לנוע קדימה.

זה ההבדל בין כאוס לבין סדר.

זה ההבדל בין עסק שתלוי בך לבין עסק שעובד בלעדיך.

אז מה דרוש כדי ליצור חיבור עסקי?

לא הרבה. שבו וסכמו:

1. מה המטרות המשותפות של העסק ושלכם? מטרות ברורות ומוגדרות שמוסכמות מראש על כל השותפים.
2. מי אחראי על מה? רשימה מפורטת. לא "אתה תפעול ואני מכירות", אלא מי בדיוק עושה כל משימה.
3. איך מקבלים החלטות? מה כל אחד יכול להחליט לבד? מה דורש את שניכם? מה קורה במחלוקת?
4. איך מנהלים את הכסף? מי רואה מה? כמה כל אחד יכול למשוך? איך מחליטים על השקעות?
5. מה קורה כשמשהו לא עובד? תהליך לפתרון בעיות. תהליך לשינוי המודל אם צריך.

זכרו:

חיבור עסקי טוב בין השותפים זה חופש.

החופש לא לדאוג כל שנייה שמשהו נופל. החופש לדעת שיש גב. החופש לעבוד על מה שחשוב, במקום לנסות לעשות הכל.